Mesin-mesin Kantor Manual dan Mesin Kantor Elektronik

                          MESIN KANTOR MANUAL

1. MESIN KETIK MANUAL / MEKANIK

Gambar. Mesin Tik Manual
          Mesin ketik manual adalah mesin pengganda dokumen untuk mencetak huruf-huruf melalui tuts-tuts pada mesin ketik. Mesin ini dikatakan sebagai pengganda dokumen karena pada saat pengetikan dapat dirangkap dengan karbon sehingga hasil pengetikannya bisa lebih dari 1 kali. Jika terjadi kesalahan pada pengetikan maka tidak bisa dihapus atau diperbaiki. Mesin tik manual dioperasikan tanpa menggunakan aliran listrik, hanya menggunakan tenaga manusia.

          Mesin ini masih dijumpai di kantor-kantor sipil untuk pembuatan surat akta kelahiran. Mesin ini juga masih digunakan perusahan-perusahan tertentu untuk penulisan data pada cek. Alasan masih digunakannya mesin ini karena keorisinilannya atau keasliannya, dan biaya yang cukup murah. Namun suku cadang perbaikan mesin ini sudah langka. Komponennya mekanik, digerakkan dengan tenaga manusia dan gandarannya berjalan (bergeser kekiri/kekanan).

Cara kerjanya :

Cara kerja mesinnya mekanik.
Pita dengan tinta karbon dipasang antara kertas pada rol dan balok huruf.
Tuts dirangkai dengan balok huruf, angka, simbol dan tanda baca lainnya.
Setiap tuts dirangkai pula dengan penggulung pitra dan gandaran.
 2. MESIN JUMLAH MANUAL

          Mesin Jumlah Manual adalah mesin yang mempunyai fungsi penjumlahan, pengurangan, perkalian serta pembagian secara sederhana. Mesin jumlah manual terdiri dari papan kunci (keyboard), pencetak (printer), dan engkol (handle) yang dioperasikan dengan tenaga manusia. Jadi, cara kerjanya menggunakan tenaga manusia atau manual. Mesin ini memiliki output yaitu dengan komponen pencetaknya (printer) dapat mencetak hasil penjumlahan.

3. MESIN HITUNG MANUAL

          Mesin hitung manual adalah mesin yang mempunyai fungsi penjumlahan, pengurangan, perkalian, serta pembagian. Cara kerjanya menggunakan tenaga manusia atau manual. Perbedaan mesin hitung manual dengan mesin jumlah manual adalah mesin hitung manual memiliki register dan tidak mencetak hasil perhitungan.

 4. PERFORATOR

          Perforator adalah mesin pelubang kertas ataupun kartu yang cara pengoperasiannya menggunakan tenaga manusia atau manual. Menurut fungsinya perforator digolongkan menjadi beberapa jenis, diantaranya: Pelubang kartu memiliki satu lubang, pelubang kertas memiliki dua lubang, pelubang kertas panjang memiliki 5 pelubang. Selalu bersihkan sisa kertas pada bagian bawah perforator agar mesin dapat dipergunakan dengan baik.

 5. NUMERATOR / MESIN PENOMOR

Gambar. Numerator
Mesin penomor adalah mesin yang digunakan untuk memberi nomor secara berturut-turut maupun secara double dengan cara mengatur sesuai dengan kebutuhan si oeprator. Mesin ini biasanya untuk membuat nomor pada arsip, faktur, dan lain-lain. Mesin penomor ini dapat bekerja secara otomatis untuk membuat nomor berurut-urut maupun dengan rangkap sesuai kebutuhannya. Cara pengoperasiannya menggunakan tangan atau manual, dan komponennya mekanik. Bersihkan dengan kain halus setelah penggunaan agar tetap awet dan masih bisa terpakai. Dan simpanlah mesin pada tempat tertutup dan kering.

6. STAPLER

Gambar. Stapler
          Stapler adalah alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan staples ( isi staples ) berbentuk huruf “U” yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung kokot melebihi tebal kertas. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Agar dapat digunakan dengan maksimal, jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetep kuat. Jika terjadi kemacetan di bagian mulut, usahakan tidak memukul – mukul stapler.

 7. MESIN PEMOTONG KERTAS

Gambar. Mesin Pemotong Kertas
          Mesin pemotong kertas adalah mesin yang digunakan untuk memotong kertas menjadi beragai macam ukuran yang akan dijilid agar bagian pinggir kertas sama rata dan rapi. Memiliki komponen papan kertas, pembatas kertas, dan pisau pemotong.


8. MESIN STENSIL MANUAL

Gambar. Mesin Stensil Manual
          Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen sekaligus pengganda dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu ”kertas master ” yang disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Mesin stensil manual yaitu mesin stensil yang cara kerjanya digunakan menggunakan tangan atau tenaga manusia ( secara manual ). Komponennya terdiri dari silinder tinta, kerangka mesin, dan penutup mesin.

9. MESIN STENSIL SPIRITUS ( SPIRIT DUPLICATOR)

Gambar. Mesin Stensil Spiritus
        Mesin stensil spiritus adalah jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator). Cara kerjanya menggunakan tenaga manusia atau manual. Mesin stensil spirtus hampir sama dengan mesin stensil biasa. Perbedaannya hanya pada tinta yang digunakan. Kalau pada mesin stensil biasa menggunakan tinta tube, sedangkan mesin stensil spirtus menggunakan tangki alkohol (cairan).


MACAM-MACAM MESIN KANTOR ELEKTRIK

1. )  Electric typewriter (mesin ketik elektrik)
·        Pengertian
        Mesin ketik elektrik adalah mesin ketik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik dan tenaga manusia.

Jenis-jenis mesin ketik elektrik berdasarkan sistem hurufnya
       1)   Sistem batang huruf
Mesin ketik elektrik yang mirip mesin ketik manual yang tuts atau tombol hurufnya dipasang pada ujung-ujung batang yang disusun rapi.

        2)   Sistem bola huruf
Mesin ketik elektrik yang dimana huruf-huruf ketik dan tanda-tanda lainnya dirapatkan pada dinding luar sebuah bola dan apabila tutsnya disentuh, maka huruf atau tanda yang bersangkutan dinampakkan pada kertas yang dipasang pada silinder, dan bola huruf akan bergerak sesuai spasi kekanan.

   Perbedaan mesin ketik sistem batang huruf dan sistem bola huruf
-      Pada mesin ketik sistem batang huruf yang bergerak adalah gandarannya dan huruf-hurufnya tetap ditempat
-      Pada mesin ketik sistem bola huruf yang bergerak adalah bola hurufnya dan gandaran tetap ditempat.
·        Cara menggunakan mesin ketik elektrik
a.   Hubungkan mesin dengan aliran listrik melalui stop kontak dan voltasenya harus disesuaikan dengan aliran listrik rumah atau kantor
b.   Setelah mesinnya menyala, masukkan selembar kertas dan mulailah mengetik
c.   Jika sudah selesai, dan kita ingin mencetak maka tekan tombol enter.


   2. )   Paper Shreader (Mesin Penghancur Kertas)

·        Pengertian
Mesin penghancur kertas merupakan alat mekanis yang digunakan untuk memotong kertas, biasanya menjadi potongan tipis atau partikel halus. Organisasi pemerintah, bisnis dan individu swasta menggunakan mesin penghancur kertas untuk menghancurkan dokumen pribadi, rahasia atau sensitif. Para ahli keamanan dan security sering merekomendasikan untuk digunakan pada bon, tagihan, dokumen pajak, karu kredit dan laporan rekening bank, dan segala dokumen lain yang dapat digunakan oleh  pencurian, penipuan atau identitas.
·        Cara kerja mesin penghancur kertas
Cara kerja mesin penghancur kertas cukup mudah sekali. Intinya hanya membuat kertas yang dimasukkan kedalam mesin tersebut menjadi lembaran atau potongan kertas kecil-kecil yang tidak bisa dibaca atau digunakan lagi. Didalam mesin tersebut terdapat beberapa pisau dengan mata pisaunya yang cukup tajam sekali. Pisau tersebut bekerja cukup cepat sehingga kertas atau dokumen penting dari kantor anda ketika dimasukkan ke dalam mesin tersebut akan keluar menjadi potongan kertas memanjang yang cukup kecil sekali. Itulah gunanya mesin tersebut untuk membantu sebuah kantor terhindar dari hal buruk yang tidak diinginkan tentunya. Karena jika dokumen kantor yang cukup penting disimpan terlalu lama akan menimbulkan masalah.
·        Cara pemakaian mesin penghancur kertas
1.   Sambungkan kabel mesin ke stopcontak
2.   Pastikan bahwa kabel tersebut sudah teraliri arus listrik
3.   Periksa dokumen yang dihancurkan,         pastikan bahwa dokumen tersebut tidak terdapat klip, staples atau benda logam lainnya
4.   Letakkan lembaran yang akan dihancurkan       ke mata pisau
5.   Pegang lembaran tersebut dengan hati-hati       dan hidupkan mesin penghancur dokumen
6.   Setelah semua lembaran tersebut hancur          matikan mesin
7.   Cabut kabel dari stopcontak


  3.)  Mesin Pembuka surat                                       (letter Opener)

·        Pengertian
Mesin Pembuka surat elektrik adalah alat elektronik kecil berguna yang memungkinkan kita untuk membuka surat dengan kecepatan terbesar dan dengan mudah. Alat ini digerakkan menggunakan tenaga listrik dan komponen mesinnya bersifat mekanis.
·        Contoh mesin pembuka surat elektrik
Salah satu contoh mesin pembuka surat elektrik adalah Martin Yale. Martin Yale merupakan mesin pembuka surat otomatis dengan kecepatan tinggi yang dirancang untuk membuka hingga 12.000 amplop perjam. Mesin ini dengan cepat dan mudah hanya membuka satu sisi amplop masing-masing dan dapat menangani setumpuk amplop setebal 3 cm hanya dalam hitungan menit. Dan tentu saja mesin pembuka surat membutuhkan pembantu. Karena selain surat harus diurutkan terlebih dahulu berdasarkan ukuran. Tetapi ada mesin elektrik yang mempunyai teknologi tinggi karena mesin ini akan menyortir sendiri surat-surat yang akan dibuka sesuai dengan ukuran dan beratnya.
·        Cara menggunakan mesin pembuka surat elektrik
Mesin pembuka surat saat beroperasi dengan suara yang tidak berising.
1)   Taruh tumpukan surat di atas baki yang telah tersedia
2)   Kemudian mesin akan secara otomatis menyortir surat-surat tersebut sesuai dengan ukuran dan beratnya
3)   Setelah itu mesin akan bekerja memotong bagian pinggir sampul dari surat-surat tersebut yang hanya memakan waktu beberapa menit saja


  4. ) MESIN STENSIL

A.  Pengertian
Mesin stensil listrik merupakan mesin yg terdiri dari komponen / mesin yang bersifat statis namun dioperasikan dengan listrik. Penggunaan mesin ini menghasilkan hasil yg lebih baik dari mesin yg manual. Selain hasil yang lebih baik, pengoperasian mesin stensil listrik lebih mudah dan tinta yang digunakan lebih irit.

Cara pengoperasian
1)   Menyiapkan kertas stensil (stencil Sheet)
a.   Bukalah penutup mesin stencil yang terdapat pada bagian depan dan belakang mesin.
b.  Bersihkan dahulu semua kotoran/debu yang melekat paa badan mesin terutama pada baki kertas dan baki penadah.
c.   Pasang sheet stencil pada rol atau gulungan mesin stencil sehingga sheet akan menempel pada pembungkus rol.

2)   Langkah-langka pemasangan stencil sheet adalah sebagai berikut:
a.   Putarlah engkol searah jarum jam,sehingga posisi penjepit sheet stencil terletak di bagian atas dan bukalah penjepit tersebut.
b.  Masukkan sheet yang berlubang kedalam penjepit sheet. usahakan ujung sheet bagian bawah terurai kebawah jangan sampai melekat pada rol
c.   Kunci/penjepit sheet ditutup kembali
d.  Tangan kiri memegang engkol dan tangan kana memegang ujung bawah sheet stencil.
e.   Putarlah engkol secara perlahan lahan,sambil ratakan sheet stencil membungkus pada rol
f.    Putarlah engkol berulang-ulang sampai tinta stencil rata dipermukaan sheet stencil.
g.   Masukkan kertas stencil kedalam baki kertas dan usahakan posisi kertas ada di tengah tengah dengan cara menggunakan skala yang ada diujung depan baki kertas.
h.  Geser kunci pengepres kertas yang ada di kanan dan kira baki kertas sampai kedua-duanya menghimpit.
i.     Setel kunci setelan pada angka yang anda inginkan dan angka menunjukkan (00000) bila hasil gandaan yang dikehendaki telah tercapai.
j.     Tekan kunci ON apabila kunci ini di tekan maka rol pendorong pergi keatas secara otomatis akan turun dan menekan kertas stensil yang ada pada baki kertas.
k.  Siapkan baki penadah dan atur kunci pengatur lebar,kunci pengatur panjang kertas sesuai dengan ukuran yang dipergunakan.
l.     Putar engkol sampai selesai.



  5. )CASH REGISTER

Gambar. Cash Register
          Cash register ini merupakan mesin pencatat transaksi kas, biasanya dipergunakan di toko-toko atau super market. Dioperasikan mengunakan tenaga listrik.

Sistem operasinya:

1. Cash register terdiri sendiri     (stand alone)
2. Cash register yang dapat digabung dengan cash register lainnya.
3. Cash register satu kelompok kerja yang dikendalikan oleh induk (local area network)